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Problèmes et solutions d’un télétravail Agile
L’ensemble des paragraphes suivants est une traduction de la ressource Remote agile: Problems, solutions, and pitfalls to avoid. Mais nous nous intéressons qu’à 3 des 5 problèmes.
Moins d’interactions
La méthode agile implique à la fois :
- la résolution planifiée des problèmes (e.g. l’amélioration itérative et incrémentale des idées) par le biais de discussions et de feedback
- et la sérendipité (faire par hasard une découverte inattendue) qui peut se produire lors de conversations spontanées dans le bureau ou à la machine à café.
Et le télétravail est un frein aux interactions spontanées. Une solution consiste à créer de plus petites équipes (2 à 4 personnes). Le fait de travailler au sein d’une petite sous-équipe a permis à quelques employés de rester en contact pendant de longues périodes, voire toute la journée, ce qui leur a permis d’exprimer leurs idées, d’obtenir un retour d’information rapide et de recevoir de l’aide en cas de besoin.
Mais en contre-partie il faudra veiller :
- à ne pas mettre la sous-équipe à l’écart, en conservant l’équipe d’origine (la grande équipe) pour partager les informations clés
- la création d’une hiérarchie informelle. Parmi les 3, 4 personnes des sous-équipes un membre assume souvent la responsabilité d’organiser les réunions de la sous-équipe, devenant ainsi le « leader » de la sous-équipe.
Moins d’engagements
- Des participants à certaines réunions qui n’écoutent que d’une oreille tout en continuant à travailler sur leurs propres tâches, en particulier si la réunion n’avait pas de rapport explicite avec leur travail.
- Dans un environnement éloigné, il est plus facile d’être un participant passif et d’éviter de contribuer (the fear of the mic)
Pour éviter ceci une solution pourrait consister à demander à tous les participants d’allumer leur caméra. Mais peut-on imposer ses règles dans un cadre Agile ? En effet, le mieux est de se mettre d’accord sur le mode de fonctionnement par exemple en écrivant les devoirs dans la charte de l’équipe
Entrave le partage de connaissances
L’agilité exige un partage efficace des connaissances. Les rencontres fortuites sont importantes pour tenir les gens au courant des nouveaux développements, faciliter l’innovation et établir de nouveaux liens sur le lieu de travail. Toutefois, lorsque les personnes travaillent à distance, il leur est plus difficile de maintenir, d’étendre et de partage des connaissances, même dans une organisation agile.
- Le risque s’est d’avoir des personne qui s’enferment dans leur silo de connaissances/compétences
- De même on peut avoir une équipe qui va se refermer sur elle même avec des discussions uniquement inter-team au lieux d’aller voir les autres équipes. L’isolement des équipes travaillant à distance peut également les amener à développer leurs propres normes au fil du temps, qui pourraient même dominer les normes de l’entreprise.
Ce problème est essentiel, et il est crucial de prêter une attention particulière pour éviter l’isolement des individus et des équipes :
- Le partage des connaissances entre les équipes peut être amélioré en le rendant plus explicite (par exemple, en programmant des visites systématiques et régulières aux cérémonies des équipes voisines).
- Nous pensons également qu’il est utile de développer un nouveau rôle agile (qui change régulièrement), celui de « propriétaire des connaissances », qui est chargé de diffuser les meilleures pratiques de chaque équipe à l’ensemble de l’organisation afin d’en faciliter l’adoption à grande échelle. Les employés nommés à ce rôle devraient être particulièrement actifs en visitant les cérémonies des autres équipes.